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Alice Culan - UI Developer

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BPO de compras, entenda!

O Business Process Outsourcing – BPO é um modelo interessante para as empresas, porque ele está focado na terceirização de diversos processos e funções de negócios. Funciona como a delegação de tarefas para profissionais de empresas parceiras. Entretanto, não são todos os tipos de trabalho que se encaixam aqui, apenas aqueles considerados secundários ou burocráticos.

Dessa forma, a empresa pode se dedicar à gestão e execução de tarefas que sejam de fato relevantes. As partes estratégicas para a empresa permanecem em pleno funcionamento, sendo elas a produção, marketing, compras e vendas. A terceirização, por sua vez, estará focada em exercer atividades que sejam de cunho operacional.

Benefícios e riscos

Entretanto, ao mesmo tempo em que o BPO apresenta benefícios para a empresa, ela também pode criar alguns riscos. Isso porque se está contratando uma empresa diferente e mesmo que haja uma orientação, não se pode ignorar que tal empresa tenha uma metodologia e forma de trabalho diferente. Se não houver atenção nesta questão, pode haver o comprometimento da reputação da empresa contratante.

Ainda há a questão de que a terceirização é um processo desgastado no Brasil, em que sempre se noticiam inúmeras tentativas de implantação que ao final não dão certo. Portanto, pode haver rejeição da diretoria ou dos departamentos, problemas de aceitação do mercado, e ainda o desestímulo para que os gestores de compras continuem com os seus processos.

Ao que a empresa contratante tem que ter atenção

A contratante tem que tomar algumas providências e observar alguns parâmetros antes de efetivar a contratação da empresa terceirizada. E tudo começa com a definição de quais serão exatamente as funções terceirizadas por meio do BPO de compras. Depois é criado um RFP que seja bem objetivo e claro com a descrição de cada uma das atividades. Importante também é contratar uma empresa que tenha boas referências e reputação no mercado.

Para garantir o bom serviço prestado deve-se exigir que estas empresas tenham um sistema de backup dos seus funcionários. Contudo, a empresa contratante também tem a sua responsabilidade em auxiliar os prestadores de serviço o máximo que for preciso, pelo menos no início, para o desempenho das atividades. Assim, o prestador atingirá um nível de maturidade para a realização das atividades de forma muito mais rápida. Quanto maior o suporte, melhores serão os resultados.

O papel da empresa contratada

A empresa contratada também tem que estar atenta a algumas questões na hora que for fechar o contrato, como também durante o tempo de trabalho conjunto. Logo, faça uma boa negociação do contrato e conheça muito bem a empresa que fará parceria. Desta forma, é possível promover a gestão da qualidade do serviço prestado e poder focar continuamente em melhorias.

Para garantir a qualidade, nunca inicie uma operação sem ter a capacidade necessária para o atendimento esperado. Logo, não aceite a fixação de metas que estejam acima da capacidade de entrega. Também é importante fazer o acompanhamento da operação, seja das pessoas ou das partes técnicas, para que a qualidade do trabalho seja garantida.

Por fim, os funcionários da empresa contratante devem sempre tratar os terceiros com respeito e igualdade, não há negociações com relação a isso. Por isso, prever penalidades para aqueles funcionários que não colaborarem ou boicotarem o projeto pode ser um caminho.

Como garantir uma excelente cadeia de suprimentos?

O sucesso de uma empresa depende de muitos fatores, mas pode ser conseguido através de um bom planejamento estratégico. Um desses fatores que são fundamentais e que influenciam muito no sucesso da sua empresa é a cadeia de suprimentos.

Se ela for realizada com agilidade e maestria, pode aumentar a competitividade da empresa no mercado, potencializando resultados e trazendo produtos e serviços de maior qualidade, fazendo com que a organização se destaque para seus clientes e entre a concorrência.

O que é a cadeia de suprimentos?

A Cadeia de Suprimentos, ou também chamada de supply chain, é todo o processo logístico de uma empresa que engloba desde a fabricação do produto até a sua entrega final. Ela é utilizada para agilizar a produção e entrega, além de reduzir os produtos em estoque, garantindo mais giro para a empresa e maior gestão do que é produzido.

A técnica abrange colaboradores, fornecedores, as transportadoras e comerciantes, passando por todas as etapas produtivas. E cada uma dessas fases – estoque, produção, transporte e distribuição – deve ser levada em consideração na hora de fazer seu planejamento.

Como garantir que ela seja efetiva?

Esse método funciona muito bem quando aplicado de maneira correta, mas se vier a falhar, pode impactar a empresa como um todo negativamente. Então é importante que ele seja bem estruturado e controlado.

E para fazer isso, sua empresa deve adotar métodos que possam gerenciar todos os elos da cadeia de maneira adequada, além de integrar todos esses pontos para que eles funcionem um de acordo com o outro e de maneira fluida.

Você pode unificar toda a gestão em um único sistema, para facilitar o acesso de toda a equipe, além de fazer uma previsão de demandas para evitar que recursos sejam desperdiçados e seu estoque fique parado.

Mantenha seus dados sincronizados e atualizados com seus fornecedores, e procure ter um bom relacionamento com cada um deles para garantir melhores produtos, preços e condições de pagamento. É importante também que seus processos internos estejam otimizados, portanto, busque maneiras para aumentar a produtividade, reduzir custos e desperdícios.

Ao manter a cadeia atualizada e organizada, você pode se comunicar de maneira mais clara com todos os envolvidos, podendo lidar com a demanda, a gestão de compras, de produção e da distribuição da melhor maneira possível. Assim, você vai se destacar em sua área e agradar o cliente, oferecendo um produto com mais qualidade e que foi produzido em menor tempo.

É uma boa ideia padronizar os processos executados nessa cadeia, facilitando o controle da coleta de dados. Assim, todo o trabalho que era manual e que levava muito tempo para acontecer, agora pode ser automatizado e ser realizado de maneira muito mais rápida.

Com todas as equipes da empresa e das etapas da cadeia trabalhando em conjunto, teremos desempenhos e resultados mais satisfatórios. Se você tinha dúvidas sobre como gerenciar uma cadeia de suprimentos, agora você já sabe como fazê-la funcionar. Coloque a cadeia em ação para conseguir mais resultados para sua empresa!

Se você precisa de um sistema para gerenciar sua cadeia de produção, conheça o Cotabox.

Fraude em compras, como evitar?

Um dos setores mais delicados de uma empresa, sem dúvidas, é o de compras. O risco que permeia as inúmeras transações, aquisições e negociações realizadas por esse setor é enorme, e pode comprometer o nome de uma empresa e toda sua operação. É por conta desse risco constante que muitas delas acabam sofrendo com fraudes de compras irregulares, relacionadas, na maioria dos casos, com os seus fornecedores.

Questões fiscais e trabalhistas na cadeia de fornecimento são as pautas principais das fraudes no setor de compras corporativas. Este é o responsável pela maioria dos crimes econômicos em nosso país, uma vez que o processo de identificação de fraudes junto aos fornecedores não é tão eficaz como necessário, o que acaba manchando o nome da empresa e prejudicando todo seu rendimento.

É importante que a empresa tenha, para começo de qualquer detecção de problemas no processo de vendas, a distinção plena entre fraudes e irregularidades. A fraude, que é o tema principal deste artigo, diz respeito ao fato de corrupção praticada pelo provedor de retornos (geralmente dinheiro), que obtém uma porcentagem do valor total da compra.

Modos de impedimento

Atualmente, por conta do aumento considerável de delações a respeito de fraudes em compras em grandes corporações, tem se falado muito no termo compliance. Este se refere ao conjunto de disciplinas que deve ser desempenhada pela empresa, para fazer cumprir as normas legais e regulamentares do setor, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da empresa. Além disso, é essencial para detectar qualquer indício de fraude nos processos de compra e outras ações, e tratar qualquer desvio das normas pré-estabelecidas.

O compliance é essencial para que se cumpram as normas fiscais, que são as que mais geram impactos negativos em processos fraudulentos. Tal conjunto faz parte da famosa Gestão de Risco de uma empresa, que deve se apoiar em tecnologias para aumentar a segurança das informações de compra e venda, as transações em si, os dados cadastrais de fornecedores, entre outros detalhes importantes que permitem evitar que a empresa seja julgada por processos errôneos não cometidos por ela.

Além disso, o compliance deve monitorar os fornecedores, como em relação à habilitação jurídica, regularidade fiscal e trabalhista, situação econômico-financeira, qualificação técnica-operacional e práticas de sustentabilidade. Assim, é possível avaliar a reputação e as práticas dos seus fornecedores, como forma de prevenir a empresa e evitar as possíveis fraudes.

Algumas ações necessárias

E para que a compliance funcione, o trabalho de auditoria também deve ser bastante eficaz. Os processos de seleção de cotações, por exemplo, devem ser documentados e arquivados para eventual revisão e auditoria interna, a fim de que algo “passe em branco” e ocasione problemas considerados fraudulentos.

Além disso, é importante que outras ações facilitem esses processos, tanto de auditoria, como de compliance posteriormente, como é o da certificação por parte da gerência de compras de que foram processados somente ajustes de preço devidos e previamente aprovados. Tais relatórios devem trazer evidências de revisão (visto do gerente) e devem ser arquivados na empresa.