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Qual a vantagem de um sistema de compras?

O setor de compras tem se tornado indispensável para as empresas atualmente, sendo necessário para o bom funcionamento, diminuição de custos e fazendo parte da estratégia de muitos grupos empresariais. Para que esse trabalho tenha um melhor resultado e seja realizado de maneira mais rápida e eficiente, muitas empresas estão adotando o uso de um sistema de compras.

Buscando otimizar os processos e trazer mais agilidade, esse tipo de serviço visa automatizar o trabalho manual, oferecendo muito mais rapidez para fazer pedidos, um relacionamento melhor entre fornecedores e empresa e um acompanhamento detalhado do pedido realizado.

Qual a função principal do sistema de compras?

O sistema de compras é um software que ajuda a gerir todas as transações referentes ao departamento de compras, como recebimentos, aquisições e até mesmo a gestão de fornecedores. Ela acompanha, desde a etapa dos pedidos até os pagamentos, passando pela melhor opção de custo-benefício que melhor se adéqua à sua empresa. Quanto mais otimizado é o processo de compras, mais a empresa irá economizar e obter vantagem em relação a seus concorrentes.

Quais as vantagens de um sistema de compras?

Para você ter certeza de como o sistema de compras vale a pena no orçamento de sua empresa, separamos algumas vantagens que essa funcionalidade oferece.

– Transações mais rápidas: Muitas das atividades do setor de compras geralmente é manual, o que faz com que as transações sejam lentas e que os pedidos para os fornecedores levem mais tempo para chegar. Com o sistema, essas atividades passam a ser automatizadas, tudo a um clique de distância. Tudo mais fácil e rápido.

– Acompanhe seus pedidos: Você pode acompanhar como está o seu pedido apenas verificando seu status. Isso melhora o relacionamento tanta da empresa quanto do fornecedor, e permite que cada fase do processo seja analisada separadamente, possibilitando ajustes em problemas diretamente onde ele estiver ocorrendo e diminuindo riscos de perdas.

– Atualização automática: O software é integrado com outros centros de custo, portanto, assim que um pedido é feito, ele atualiza automaticamente informações como produção e estoque, deixando tudo com dados atuais. Isso é ótimo caso a empresa queria analisar gastos anteriores antes de fazer uma nova compra.

Aumente sua Lucratividade!

Através de todas essas vantagens apresentadas, o seu orçamento ficará muito mais claro e organizado, possibilitando que a empresa atue de forma mais eficiente e atinja novos clientes. A partir de todas as informações que o sistema oferece, o setor de compras pode ter um embasamento maior para realizar vendas e analisar preços. Isso faz com que a estratégia adotada pela empresa se molde adequadamente ao seu setor financeiro.

Se as vantagens oferecem o que você procura, uma ótima solução é utilizar o sistema de compras oferecido pela Cotabox. Com um suporte disposto a te ajudar no caso de alguma dúvida, você pode até mesmo realizar um teste de 15 dias gratuitos para ter certeza de que o sistema se adéqua às suas necessidades. Não perca mais tempo e dinheiro e adote essa novidade que seu orçamento vai agradecer.

BPO de compras, entenda!

O Business Process Outsourcing – BPO é um modelo interessante para as empresas, porque ele está focado na terceirização de diversos processos e funções de negócios. Funciona como a delegação de tarefas para profissionais de empresas parceiras. Entretanto, não são todos os tipos de trabalho que se encaixam aqui, apenas aqueles considerados secundários ou burocráticos.

Dessa forma, a empresa pode se dedicar à gestão e execução de tarefas que sejam de fato relevantes. As partes estratégicas para a empresa permanecem em pleno funcionamento, sendo elas a produção, marketing, compras e vendas. A terceirização, por sua vez, estará focada em exercer atividades que sejam de cunho operacional.

Benefícios e riscos

Entretanto, ao mesmo tempo em que o BPO apresenta benefícios para a empresa, ela também pode criar alguns riscos. Isso porque se está contratando uma empresa diferente e mesmo que haja uma orientação, não se pode ignorar que tal empresa tenha uma metodologia e forma de trabalho diferente. Se não houver atenção nesta questão, pode haver o comprometimento da reputação da empresa contratante.

Ainda há a questão de que a terceirização é um processo desgastado no Brasil, em que sempre se noticiam inúmeras tentativas de implantação que ao final não dão certo. Portanto, pode haver rejeição da diretoria ou dos departamentos, problemas de aceitação do mercado, e ainda o desestímulo para que os gestores de compras continuem com os seus processos.

Ao que a empresa contratante tem que ter atenção

A contratante tem que tomar algumas providências e observar alguns parâmetros antes de efetivar a contratação da empresa terceirizada. E tudo começa com a definição de quais serão exatamente as funções terceirizadas por meio do BPO de compras. Depois é criado um RFP que seja bem objetivo e claro com a descrição de cada uma das atividades. Importante também é contratar uma empresa que tenha boas referências e reputação no mercado.

Para garantir o bom serviço prestado deve-se exigir que estas empresas tenham um sistema de backup dos seus funcionários. Contudo, a empresa contratante também tem a sua responsabilidade em auxiliar os prestadores de serviço o máximo que for preciso, pelo menos no início, para o desempenho das atividades. Assim, o prestador atingirá um nível de maturidade para a realização das atividades de forma muito mais rápida. Quanto maior o suporte, melhores serão os resultados.

O papel da empresa contratada

A empresa contratada também tem que estar atenta a algumas questões na hora que for fechar o contrato, como também durante o tempo de trabalho conjunto. Logo, faça uma boa negociação do contrato e conheça muito bem a empresa que fará parceria. Desta forma, é possível promover a gestão da qualidade do serviço prestado e poder focar continuamente em melhorias.

Para garantir a qualidade, nunca inicie uma operação sem ter a capacidade necessária para o atendimento esperado. Logo, não aceite a fixação de metas que estejam acima da capacidade de entrega. Também é importante fazer o acompanhamento da operação, seja das pessoas ou das partes técnicas, para que a qualidade do trabalho seja garantida.

Por fim, os funcionários da empresa contratante devem sempre tratar os terceiros com respeito e igualdade, não há negociações com relação a isso. Por isso, prever penalidades para aqueles funcionários que não colaborarem ou boicotarem o projeto pode ser um caminho.

Como garantir uma excelente cadeia de suprimentos?

O sucesso de uma empresa depende de muitos fatores, mas pode ser conseguido através de um bom planejamento estratégico. Um desses fatores que são fundamentais e que influenciam muito no sucesso da sua empresa é a cadeia de suprimentos.

Se ela for realizada com agilidade e maestria, pode aumentar a competitividade da empresa no mercado, potencializando resultados e trazendo produtos e serviços de maior qualidade, fazendo com que a organização se destaque para seus clientes e entre a concorrência.

O que é a cadeia de suprimentos?

A Cadeia de Suprimentos, ou também chamada de supply chain, é todo o processo logístico de uma empresa que engloba desde a fabricação do produto até a sua entrega final. Ela é utilizada para agilizar a produção e entrega, além de reduzir os produtos em estoque, garantindo mais giro para a empresa e maior gestão do que é produzido.

A técnica abrange colaboradores, fornecedores, as transportadoras e comerciantes, passando por todas as etapas produtivas. E cada uma dessas fases – estoque, produção, transporte e distribuição – deve ser levada em consideração na hora de fazer seu planejamento.

Como garantir que ela seja efetiva?

Esse método funciona muito bem quando aplicado de maneira correta, mas se vier a falhar, pode impactar a empresa como um todo negativamente. Então é importante que ele seja bem estruturado e controlado.

E para fazer isso, sua empresa deve adotar métodos que possam gerenciar todos os elos da cadeia de maneira adequada, além de integrar todos esses pontos para que eles funcionem um de acordo com o outro e de maneira fluida.

Você pode unificar toda a gestão em um único sistema, para facilitar o acesso de toda a equipe, além de fazer uma previsão de demandas para evitar que recursos sejam desperdiçados e seu estoque fique parado.

Mantenha seus dados sincronizados e atualizados com seus fornecedores, e procure ter um bom relacionamento com cada um deles para garantir melhores produtos, preços e condições de pagamento. É importante também que seus processos internos estejam otimizados, portanto, busque maneiras para aumentar a produtividade, reduzir custos e desperdícios.

Ao manter a cadeia atualizada e organizada, você pode se comunicar de maneira mais clara com todos os envolvidos, podendo lidar com a demanda, a gestão de compras, de produção e da distribuição da melhor maneira possível. Assim, você vai se destacar em sua área e agradar o cliente, oferecendo um produto com mais qualidade e que foi produzido em menor tempo.

É uma boa ideia padronizar os processos executados nessa cadeia, facilitando o controle da coleta de dados. Assim, todo o trabalho que era manual e que levava muito tempo para acontecer, agora pode ser automatizado e ser realizado de maneira muito mais rápida.

Com todas as equipes da empresa e das etapas da cadeia trabalhando em conjunto, teremos desempenhos e resultados mais satisfatórios. Se você tinha dúvidas sobre como gerenciar uma cadeia de suprimentos, agora você já sabe como fazê-la funcionar. Coloque a cadeia em ação para conseguir mais resultados para sua empresa!

Se você precisa de um sistema para gerenciar sua cadeia de produção, conheça o Cotabox.