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Como o e-procurement melhora suas compras

Você sabia que o e-procurement pode trazer muitos benefícios para sua empresa? Essencial para o setor de compras, ele ajuda a otimizar processos como compras de produtos e serviços e contribui de forma estratégica para a organização da empresa. O relacionamento entre fornecedores e empresa ficam muito melhores, e os lucros da empresa podem aumentar!

O que é e-procurement?

O e-procurement é uma palavra em inglês, electronic procurement, e se refere ao processo de compra e venda de produtos e serviços, na maioria das vezes ligado a uma plataforma online. Essa ferramenta otimiza e automatiza os processos relacionados ao setor de compras da sua empresa, acompanhando todas as etapas, desde a proposta, comparação de preços até mesmo a emissão de pedidos e dos produtos.

Esse processo traz maior transparência para as funções manuais que levariam algum tempo para serem realizadas, deixando tudo mais fácil e rápido.

Como ele surgiu?

No começo de 2000, o e-procurement foi apresentado para as empresas através da IBM, e foi bastante inovador na época, permitindo que as ordens de compras fossem enviadas e recebidas por fornecedores e clientes. Além disso, havia a possibilidade de criar catálogos específicos para os produtos, deixando tudo mais organizado e funcional.

Quais os benefícios?

Mas após saber como essa ferramenta funciona, quais são seus benefícios? Porque você deve utilizá-la em sua empresa? Acompanhe alguns dos benefícios que essa opção traz:

– Otimização de processos: ao automatizar tarefas manuais, que levariam tempo para serem realizadas, todas as transações e pedidos irão acontecer de maneira mais rápida e fácil, possibilitando que sejam feitas a partir de poucos cliques e que sejam monitoradas sempre que a empresa quiser.

– Custos reduzidos: Reduza os custos do setor de compras economizando no tempo que seus colaboradores realizam as tarefas. Com a ferramenta, ações de tempo e de várias ligações, como uma cotação e pesquisa de preço, pode ser feita diretamente dentro do sistema.

– Seja mais eficiente: Quando um setor está alinhado e funciona mais rapidamente, por consequência, os outros setores também irão funcionar melhor, trazendo um resultado de eficiência na empresa como um todo, podendo atingir mais clientes e produzir com maior agilidade e qualidade.

– Negocie melhor: quando se tem o controle dos produtos, seus preços e fornecedores, você consegue negociar melhor as compras, muitas vezes conseguindo um preço ou condição mais vantajosa para sua empresa.

– Acompanhe os pedidos: através do monitoramento que a ferramenta oferece, você pode acompanhar em que estágio está a compra, muitas vezes agindo de maneira pontual no surgimento de algum problema, evitando perdas maiores.

Com todos esses benefícios, você poderá aplicar visões e decisões estratégicas com uma margem menor de erros, avaliando a qualidade dos produtos e aprimorando os serviços oferecidos aos clientes.

O e-procurement pode ser implantado através de softwares de gestão, então pesquise para descobrir qual software mais se adapta ao seu tipo de empresa e cobre as necessidades que você procura. Se você gostou dos benefícios e deseja ter mais segurança em suas operações empresariais, esta é a escolha certa para sua empresa!

Qual a vantagem de um sistema de compras?

O setor de compras tem se tornado indispensável para as empresas atualmente, sendo necessário para o bom funcionamento, diminuição de custos e fazendo parte da estratégia de muitos grupos empresariais. Para que esse trabalho tenha um melhor resultado e seja realizado de maneira mais rápida e eficiente, muitas empresas estão adotando o uso de um sistema de compras.

Buscando otimizar os processos e trazer mais agilidade, esse tipo de serviço visa automatizar o trabalho manual, oferecendo muito mais rapidez para fazer pedidos, um relacionamento melhor entre fornecedores e empresa e um acompanhamento detalhado do pedido realizado.

Qual a função principal do sistema de compras?

O sistema de compras é um software que ajuda a gerir todas as transações referentes ao departamento de compras, como recebimentos, aquisições e até mesmo a gestão de fornecedores. Ela acompanha, desde a etapa dos pedidos até os pagamentos, passando pela melhor opção de custo-benefício que melhor se adéqua à sua empresa. Quanto mais otimizado é o processo de compras, mais a empresa irá economizar e obter vantagem em relação a seus concorrentes.

Quais as vantagens de um sistema de compras?

Para você ter certeza de como o sistema de compras vale a pena no orçamento de sua empresa, separamos algumas vantagens que essa funcionalidade oferece.

– Transações mais rápidas: Muitas das atividades do setor de compras geralmente é manual, o que faz com que as transações sejam lentas e que os pedidos para os fornecedores levem mais tempo para chegar. Com o sistema, essas atividades passam a ser automatizadas, tudo a um clique de distância. Tudo mais fácil e rápido.

– Acompanhe seus pedidos: Você pode acompanhar como está o seu pedido apenas verificando seu status. Isso melhora o relacionamento tanta da empresa quanto do fornecedor, e permite que cada fase do processo seja analisada separadamente, possibilitando ajustes em problemas diretamente onde ele estiver ocorrendo e diminuindo riscos de perdas.

– Atualização automática: O software é integrado com outros centros de custo, portanto, assim que um pedido é feito, ele atualiza automaticamente informações como produção e estoque, deixando tudo com dados atuais. Isso é ótimo caso a empresa queria analisar gastos anteriores antes de fazer uma nova compra.

Aumente sua Lucratividade!

Através de todas essas vantagens apresentadas, o seu orçamento ficará muito mais claro e organizado, possibilitando que a empresa atue de forma mais eficiente e atinja novos clientes. A partir de todas as informações que o sistema oferece, o setor de compras pode ter um embasamento maior para realizar vendas e analisar preços. Isso faz com que a estratégia adotada pela empresa se molde adequadamente ao seu setor financeiro.

Se as vantagens oferecem o que você procura, uma ótima solução é utilizar o sistema de compras oferecido pela Cotabox. Com um suporte disposto a te ajudar no caso de alguma dúvida, você pode até mesmo realizar um teste de 15 dias gratuitos para ter certeza de que o sistema se adéqua às suas necessidades. Não perca mais tempo e dinheiro e adote essa novidade que seu orçamento vai agradecer.

BPO de compras, entenda!

O Business Process Outsourcing – BPO é um modelo interessante para as empresas, porque ele está focado na terceirização de diversos processos e funções de negócios. Funciona como a delegação de tarefas para profissionais de empresas parceiras. Entretanto, não são todos os tipos de trabalho que se encaixam aqui, apenas aqueles considerados secundários ou burocráticos.

Dessa forma, a empresa pode se dedicar à gestão e execução de tarefas que sejam de fato relevantes. As partes estratégicas para a empresa permanecem em pleno funcionamento, sendo elas a produção, marketing, compras e vendas. A terceirização, por sua vez, estará focada em exercer atividades que sejam de cunho operacional.

Benefícios e riscos

Entretanto, ao mesmo tempo em que o BPO apresenta benefícios para a empresa, ela também pode criar alguns riscos. Isso porque se está contratando uma empresa diferente e mesmo que haja uma orientação, não se pode ignorar que tal empresa tenha uma metodologia e forma de trabalho diferente. Se não houver atenção nesta questão, pode haver o comprometimento da reputação da empresa contratante.

Ainda há a questão de que a terceirização é um processo desgastado no Brasil, em que sempre se noticiam inúmeras tentativas de implantação que ao final não dão certo. Portanto, pode haver rejeição da diretoria ou dos departamentos, problemas de aceitação do mercado, e ainda o desestímulo para que os gestores de compras continuem com os seus processos.

Ao que a empresa contratante tem que ter atenção

A contratante tem que tomar algumas providências e observar alguns parâmetros antes de efetivar a contratação da empresa terceirizada. E tudo começa com a definição de quais serão exatamente as funções terceirizadas por meio do BPO de compras. Depois é criado um RFP que seja bem objetivo e claro com a descrição de cada uma das atividades. Importante também é contratar uma empresa que tenha boas referências e reputação no mercado.

Para garantir o bom serviço prestado deve-se exigir que estas empresas tenham um sistema de backup dos seus funcionários. Contudo, a empresa contratante também tem a sua responsabilidade em auxiliar os prestadores de serviço o máximo que for preciso, pelo menos no início, para o desempenho das atividades. Assim, o prestador atingirá um nível de maturidade para a realização das atividades de forma muito mais rápida. Quanto maior o suporte, melhores serão os resultados.

O papel da empresa contratada

A empresa contratada também tem que estar atenta a algumas questões na hora que for fechar o contrato, como também durante o tempo de trabalho conjunto. Logo, faça uma boa negociação do contrato e conheça muito bem a empresa que fará parceria. Desta forma, é possível promover a gestão da qualidade do serviço prestado e poder focar continuamente em melhorias.

Para garantir a qualidade, nunca inicie uma operação sem ter a capacidade necessária para o atendimento esperado. Logo, não aceite a fixação de metas que estejam acima da capacidade de entrega. Também é importante fazer o acompanhamento da operação, seja das pessoas ou das partes técnicas, para que a qualidade do trabalho seja garantida.

Por fim, os funcionários da empresa contratante devem sempre tratar os terceiros com respeito e igualdade, não há negociações com relação a isso. Por isso, prever penalidades para aqueles funcionários que não colaborarem ou boicotarem o projeto pode ser um caminho.