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Você sabe o que é Transformação Digital em Compras?

Em um ambiente como o de Compras, com um mundo de dados sobre fornecedores, demanda, preços, métricas de qualidade, conseguir gerenciar essas informações de maneira eficiente permite aos profissionais do setor encontrar oportunidades de negócios e de agregar valor que de outra forma poderiam passar despercebidas.

No Compras 4.0, maior produtividade e economia são metas viáveis e desejáveis, mas, o setor de também tem potencial para se tornar um ativo estratégico que impacta diretamente no desempenho geral da empresa. Esse nível, entretanto, só é alcançado se houver investimento em tecnologias inovadoras, que permitam uma transformação da própria função de Compras.

Na medida em que mais empresas implementam ferramentas, aplicativos e novas estratégias de Compras, os benefícios da transformação digital ficam mais visíveis – e esses benefícios podem ser alcançados por empresas de todos os portes e orçamentos.

Quão perto o setor de Compras está da transformação?

Apesar de mais acessível, impulsionar mudanças tecnológicas no setor de Compras pode ser um desafio. Na maioria das empresas, a falta de orçamento ou das habilidades necessárias para implementar uma estratégia de digitalização é o maior empecilho.

De acordo com estudo do The Hackett Group, profissionais de Compras que contem com um nível mais alto de automação digital conseguem uma maior redução dos custos e são vistos como parceiros de negócios valiosos pelas empresas. Para a consultoria, nos próximos anos, o setor deve priorizar investimentos em tecnologias para análise de gastos, portais de fornecedores e sistemas de gerenciamento de relacionamento com fornecedores e soluções que melhorem a visualização das transações.

Isso também demonstra uma grande mudança na abordagem de compras, com uma mentalidade orientada por dados e insights.

O estudo destacou cinco áreas que mais podem se beneficiar com a transformação:

  • Recursos analíticos que possam ser monitorados em tempo real
  • Habilidades e talentos alinhados com as novas necessidades do setor, como análise e modelagem de dados
  • Relacionamento com fornecedores com foco na comunicação e design de produto mais simples
  • Tomada de decisões mais rápidas e baseadas em dados
  • Maior atenção às necessidades dos clientes

Assim, cabe ao departamento se tornar o foco de qualquer iniciativa de transformação digital e mostrar aos stakeholders os benefícios que essa mudança pode trazer.

Gerenciar mudanças

A transformação digital é um projeto de gerenciamento de mudanças e para isso acontecer é necessário uma avaliação completa e transparente dos processos de compras e como eles estão alinhados aos objetivos dos negócios. Com esse entendimento, o setor de Compras consegue definir metas mais ambiciosas e aproveitar as oportunidades que surgirem.

Algumas tendências mostram esse caminho:

  • As empresas estão buscando estratégias digitais e isso envolve investir em tecnologias inovadoras, como inteligência artificial (IA), soluções na nuvem, análise preditiva, computação cognitiva e processamento de linguagem natural (PNL).  Novas práticas envolvem o uso de processos avançados e automatizados, e a eliminação de processos ineficientes e burocráticos.
  • O setor de Compras busca por plataformas integradas a buscam na nuvem uma solução que possa ser operada de forma independente para armazenar dados e permitir o acesso e visualização dos fluxos de compras – da estratégia de categorias ao faturamento.
  • Novas tecnologias contam com novas funcionalidades e capacidades. Assim, o setor de Compras deve implementar novas estratégias para atrair talentos com as habilidades necessárias para uma nova realidade
  • Ciência de dados e compras devem andar lado a lado para permitir uma visão completa da cadeia de suprimentos e para reconhecer padrões de comportamento nos gastos e prever tendências.

A transformação digital continuará a impactar o setor de compras e as empresas precisam continuar investindo nessa estratégia.  Com o sistema de gestão de compras B2B da Cotabox, é possível ter total controle sobre as compras da empresa, desde a cotação até a entrega. Fale conosco e solicite uma demonstração.

O que o Blockchain tem a ver com Compras? Entenda

O blockchain abrange muito mais que apenas o mercado de criptomoedas. Sim, essa tecnologia surgiu com o bitcoin, e é considerada como um guia para transações eletrônicas, pois registra informações sobre envios, recebimentos e valores de forma transparente, mas pode ser muito útil em outras áreas. Como na cadeia de suprimentos, muitas vezes, as informações estão isoladas, são difíceis de serem acessadas, com problemas de formatação e são muito complexas, o blockchain pode facilitar algumas tarefas e aumentar a produtividade do setor.

O impacto da tecnologia no setor de Compras ainda é recente e poucas empresas realmente investiram em soluções que usam o blockchain para registrar suas transações. Com conjuntos grandes e complexos de dados, principalmente relacionados a fornecedores transacionais, lidar com essas informações é um desafio e o blockchain permite que todos esses dados sejam transcritos automaticamente de acordo com uma série de condições pré-estabelecidas.

Maior segurança

Talvez seu maior benefício seja a segurança. Depois que um registro é validado no bloco, normalmente, apenas com autorização é possível fazer alguma alteração. Embora nenhum sistema seja 100% seguro, as transações via blockchain são mais transparentes e protegidas por meio de criptografia, dificultando qualquer tentativa de fraude.

Apesar de não ser relacionado a transações de Compras, como pedidos, logística e armazenamento, a tecnologia facilita o registro dessas transações por toda a cadeia de suprimentos. Como resultado, o setor de Compras tem maior visibilidade em todos os processos, além de permitir automatizar o gerenciamento de riscos.

Contratos inteligentes

O Gartner acredita que até 2022, contratos inteligentes estarão presentes em mais de 25% das empresas, mas a integração desses contratos cria diversos desafios para o setor de Compras, como questões regulatórias que podem exigir mudanças significativas nos processos e políticas da empresa. A tecnologia blockchain, aplicada ao gerenciamento da cadeia de suprimentos, permite o desenvolvimento de processos mais eficientes, que sejam à prova de violações e que programem automaticamente os termos acordados.

Construindo um relacionamento

Confiança é a chave para manter um relacionamento duradouro e algumas empresas pode evitar trabalhar com fornecedores novos por falta de informações. Embora a análise dessas informações possa ser demorada, ela é necessária para evitar riscos. Como o blockchain permite o acesso aos dados de transações a todos os envolvidos, a área de Compras consegue analisar a qualidade dos bens e serviços contratados e o desempenho do fornecedor.

Automação e padronização

Muitos processos de compras ainda são realizados manualmente, com diversas etapas para registrar dados de todas as transações. Muitos desses dados são registrados pelo comprador e também pelo fornecedor. Com o blockchain, todas as informações são registradas em um único bloco.

O blockchain, quando integrado aos processos existentes, oferece transparência, eficiência, segurança e pode melhorar o relacionamento com fornecedores. Mas, mesmo conhecendo os benefícios, antes de implementar a tecnologia – e qualquer outra tecnologia – é preciso analisar quais processos precisam ser melhorados e os impactos que essas mudanças podem significar para a empresa.

Cotações precisam de respostas rápidas e padronizadas e que sejam enviadas automaticamente para os fornecedores. Com a plataforma Cotabox, é possível criar cotações de produtos e serviços, administrar visitas e direcionar cotações somente para fornecedores homologados. Solicite uma demonstração e saiba como podemos ajudar sua empresa.

Saiba como conduzir uma negociação de forma efetiva

A maneira como o profissional de Compras negocia melhores preços, condições, prazos, determina seu sucesso. Normalmente, com os anos passando, o profissional aprende alguns “truques”, mas se está em inicio de carreira, qualquer negociação pode representar desafios extras.

Em algumas situações, a negociação pode se transformar em uma disputa com vencedores e perdedores, isso jamais deve ser aplicado ao mundo das Compras. Negociação não é apenas sobre preço, mas sobre como saber gerenciar e melhorar o desempenho dos fornecedores. Apesar de ser, muitas vezes, subutilizada, a negociação é um processo crítico e importante para qualquer estratégia de Compras.

A abordagem durante uma negociação precisa ser ampla e incluir critérios como entregas precisas, qualidade, suporte ao cliente, redução de riscos, comunicação e um melhor gerenciamento de custos. O resultado, então, vai muito além do preço pago por um produto ou serviço.

Gerenciamento da cadeia de suprimentos

Um gerenciamento bem-sucedido está baseado nas boas relações entre fornecedores e seus clientes. Um relacionamento próximo conta com o foco no custo e não no preço, no envolvimento do fornecedor nos projetos e seus aspectos comerciais e técnicos, no melhor desempenho em qualidade e entrega e uma ótima comunicação entre as partes.

Apesar da importância na manutenção de relacionamentos fortalecidos, isso não pode substituir as negociações, que precisam se manter ativas e contínuas.  Da mesma forma, é preciso manter esse relacionamento em perspectiva e jamais usá-lo para falhar como uma desculpa para não prestar atenção aos riscos. Fornecedores e compradores devem se concentrar no estabelecimento de uma estrutura de desempenho desde o início do relacionamento e, sempre, buscar a melhoria contínua.

Algumas práticas podem ajudar a construir um bom relacionamento e melhorar as negociações:

  1. É essencial conhecer o próprio negócio para que uma estratégia de negociação seja criada e para que esteja alinhada às reais necessidades da empresa. Quais os objetivos da empesa? Quais os mercados, clientes, requisitos? Uma empresa que está querendo crescer no mercado pode não estar focada nos custos, mas nos prazos de entrega, por exemplo. Entender o negócio e saber explorar possíveis “fraquezas” dos clientes faz parte da estratégia.

  2. Compreender como as questões de negócios direcionam as negociações também permite a criação de estratégias bem-sucedidas. Coletar informações sobre os concorrentes, tendências de preços, restrições de mercado, questões regulatórias, permite ao fornecedor estar mais preparado para lidar com qualquer negociação.
  3. Negociações podem se tornar um exercício emocional, criando um ambiente de conflito e desconfiança. Isso não se restringe apenas aos possíveis prejuízos financeiros, mas também leva a julgamentos e problemas internos.  Então, é importante ser o mais transparente possível, evitando blefes ou mentiras. É importante respeitar os valores pessoais e organizacionais.

  4. Negociações devem permitir que as duas partes conquistem algum nível de valor para os negócios. Precisam ser baseadas na premissa de se tornar um relacionamento de longo prazo e que causem impactos positivos para fornecedores e clientes durante o tempo.
  5. Negociações exigem regras básicas e boas estruturas de comunicação. Problemas precisam ser identificados rapidamente para evitar conflitos que prejudiquem os negócios no futuro. Por isso, indicadores de desempenho devem constar do contrato: desempenho, pagamentos, resolução de problemas, são alguns que ajudam os fornecedores a monitorarem o desempenho do cliente.

Mesmo que as negociações ocorram repetidamente, com os mesmos clientes, é importante entender o contexto de cada nova negociação e buscar abordagens que beneficiem os negócios.

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