Fraude em compras, como evitar?

Fraude em compras, como evitar?

Um dos setores mais delicados de uma empresa, sem dúvidas, é o de compras. O risco que permeia as inúmeras transações, aquisições e negociações realizadas por esse setor é enorme, e pode comprometer o nome de uma empresa e toda sua operação. É por conta desse risco constante que muitas delas acabam sofrendo com fraudes de compras irregulares, relacionadas, na maioria dos casos, com os seus fornecedores.

Questões fiscais e trabalhistas na cadeia de fornecimento são as pautas principais das fraudes no setor de compras corporativas. Este é o responsável pela maioria dos crimes econômicos em nosso país, uma vez que o processo de identificação de fraudes junto aos fornecedores não é tão eficaz como necessário, o que acaba manchando o nome da empresa e prejudicando todo seu rendimento.

É importante que a empresa tenha, para começo de qualquer detecção de problemas no processo de vendas, a distinção plena entre fraudes e irregularidades. A fraude, que é o tema principal deste artigo, diz respeito ao fato de corrupção praticada pelo provedor de retornos (geralmente dinheiro), que obtém uma porcentagem do valor total da compra.

Modos de impedimento

Atualmente, por conta do aumento considerável de delações a respeito de fraudes em compras em grandes corporações, tem se falado muito no termo compliance. Este se refere ao conjunto de disciplinas que deve ser desempenhada pela empresa, para fazer cumprir as normas legais e regulamentares do setor, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da empresa. Além disso, é essencial para detectar qualquer indício de fraude nos processos de compra e outras ações, e tratar qualquer desvio das normas pré-estabelecidas.

O compliance é essencial para que se cumpram as normas fiscais, que são as que mais geram impactos negativos em processos fraudulentos. Tal conjunto faz parte da famosa Gestão de Risco de uma empresa, que deve se apoiar em tecnologias para aumentar a segurança das informações de compra e venda, as transações em si, os dados cadastrais de fornecedores, entre outros detalhes importantes que permitem evitar que a empresa seja julgada por processos errôneos não cometidos por ela.

Além disso, o compliance deve monitorar os fornecedores, como em relação à habilitação jurídica, regularidade fiscal e trabalhista, situação econômico-financeira, qualificação técnica-operacional e práticas de sustentabilidade. Assim, é possível avaliar a reputação e as práticas dos seus fornecedores, como forma de prevenir a empresa e evitar as possíveis fraudes.

Algumas ações necessárias

E para que a compliance funcione, o trabalho de auditoria também deve ser bastante eficaz. Os processos de seleção de cotações, por exemplo, devem ser documentados e arquivados para eventual revisão e auditoria interna, a fim de que algo “passe em branco” e ocasione problemas considerados fraudulentos.

Além disso, é importante que outras ações facilitem esses processos, tanto de auditoria, como de compliance posteriormente, como é o da certificação por parte da gerência de compras de que foram processados somente ajustes de preço devidos e previamente aprovados. Tais relatórios devem trazer evidências de revisão (visto do gerente) e devem ser arquivados na empresa.

Equipe Cotabox

Somos um sistema de gestão de compras e suprimentos B2B. Através do Cotabox, é possível gerenciar o processo de compras do começo ao fim. De fácil customização, o Cotabox se molda ao processo de cada cliente. Dessa maneira, é possível acompanhar a compra em cada etapa do processo. Possuímos 2 modos de compras, cotações e leilões, o que abre uma possibilidade maior para o comprador decidir pela melhor oferta.